Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest WP Callcare Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 81/7.10, 02-001 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001132192 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 7011226898, REGON 529896656 („WP Call Care”, „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail wpcallcaresolutions@gmail.com, tel. 728 162 601. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

Ta polityka dotyczy danych zbieranych przez tę stronę internetową, w tym przez formularz kontaktowy i rozmowę pokazową z asystentką AI. Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Formularz „Oddzwońcie do mnie”

• Dane: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwa firmy oraz informacje, które przekażesz nam w rozmowie.
• Cel: oddzwonienie (w ciągu 48 godzin), kontakt e-mailowy i przedstawienie oferty na Twoją prośbę.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie). Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na kontakt telefoniczny i e-mailowy w sprawie oferty, o której mowa w art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej; możesz ją w każdej chwili cofnąć.
• Okres: do czasu obsługi zapytania, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu — chyba że zawrzemy umowę (wtedy patrz niżej).

Rozmowa pokazowa z asystentką AI z przeglądarki

• Dane: Twój głos przetwarzany w czasie rozmowy, treść rozmowy (zapis tekstowy) oraz dane techniczne połączenia (np. adres IP, typ przeglądarki).
• Cel: przeprowadzenie rozmowy pokazowej, o którą prosisz, a także dbanie o jakość i bezpieczeństwo usługi oraz analiza rozmów, która pomaga nam ją ulepszać.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (usługa świadczona na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (jakość, bezpieczeństwo i rozwój usługi).
• Mikrofon włączasz sam — przeglądarka zawsze pyta o pozwolenie. Asystentka od początku rozmowy informuje, że jest systemem sztucznej inteligencji (art. 50 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1689 — AI Act). Nie wykorzystujemy głosu do rozpoznawania ani identyfikowania osób.
• Okres: zapis rozmowy (transkrypcję, a jeśli jest włączone — także nagranie dźwięku) przechowujemy przez 3 miesiące od rozmowy, a potem go usuwamy. Do dalszych analiz zostają wyłącznie zbiorcze, anonimowe statystyki.
• Prosimy, nie podawaj w rozmowie pokazowej danych wrażliwych ani danych innych osób.

Kontakt e-mailowy i telefoniczny

• Cel i podstawa: odpowiedź na wiadomości i prowadzenie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Okres: do zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Klienci i umowy

• Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; rozliczenia i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Okres: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz okres przedawnienia roszczeń.

Dane techniczne strony

• Serwer strony zapisuje podstawowe dane techniczne (adres IP, czas wizyty, typ przeglądarki) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i działania strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przechowujemy je przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu, nie dłużej niż 30 dni.

3. Gdy asystent odbiera telefony w imieniu naszego klienta

Jeżeli nasz asystent głosowy odbiera połączenia kierowane do firmy, która korzysta z WP Call Care, administratorem danych osób dzwoniących jest ta firma. My przetwarzamy te dane wyłącznie na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Informacje o tym przetwarzaniu przekazuje dzwoniącym firma, do której dzwonią.

4. Komu przekazujemy dane

Dane mogą trafiać do podmiotów, które pomagają nam prowadzić stronę i usługę i przetwarzają je na nasze zlecenie, m.in.:

• dostawcy hostingu strony (Vercel Inc., USA);
• dostawcy technologii głosowej AI obsługującej rozmowę pokazową (ElevenLabs — Eleven Labs Inc., USA, wraz z podmiotami powiązanymi, m.in. Eleven Labs Poland sp. z o.o.);
• dostawcy systemu CRM, w którym zapisujemy zgłoszenia z formularza (AgenticERP);
• dostawcy poczty e-mail (Google — Gmail);
• firmie informatycznej, która utrzymuje stronę i asystenta głosowego;
• biuru rachunkowemu — w zakresie rozliczeń z klientami.

Strona pobiera kroje pisma z serwerów Google Fonts, co oznacza przekazanie Google adresu IP Twojej przeglądarki.

Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. W takim wypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) — wobec podmiotów objętych tym programem — albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z nami.

6. Twoje prawa

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowanie danych (art. 16 RODO),
• usunięcie danych (art. 17 RODO),
• ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenie danych (art. 20 RODO),
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcie zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO).

Aby skorzystać z praw, napisz na wpcallcaresolutions@gmail.com lub zadzwoń pod 728 162 601.

7. Czy musisz podawać dane

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez nich nie skontaktujemy się z Tobą. Rozmowa pokazowa jest dobrowolna — możesz ją przerwać w każdej chwili.

8. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Asystentka AI w rozmowie pokazowej odpowiada na pytania, ale nie podejmuje takich decyzji.

9. Pliki cookies

Strona nie używa plików cookies ani podobnych technologii do śledzenia, statystyk czy reklam. Twoja przeglądarka może przechowywać dane techniczne niezbędne do wyświetlenia strony (np. pamięć podręczną).

Jeżeli w przyszłości uruchomimy narzędzia statystyczne lub reklamowe, przed ich użyciem zapytamy Cię o zgodę (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej) i zaktualizujemy tę politykę.

10. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, np. gdy zmienią się nasze usługi lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą aktualizacji u góry.